korrekt e-etikett för en kundtjänst

Kunderna gör mer användning av e-post för att kontakta kundtjänst eftersom detta medium är snabbt, enkelt och det undviker irriterande telefon förfaranden. Den e-postsvar att kunden får från din kundtjänst är viktig. Med detta e-postmeddelande kommer kunden bilda sig en uppfattning om kvaliteten på företagets kundtjänst. Ett e-postmeddelande är en varaktig rekord, en som kan föras vidare till andra som ett exempel på exceptionellt bra, eller mycket dålig, kundservice.

Det är därför viktigt att ge en hel del tankar till det intryck ditt företag ger i e-postmeddelanden. Bra e-etikett och fastställa bästa praxis för din kundtjänst hjälper.

viktiga tips för e-post:

Ett. Säkerställ ämnesraden återspeglar innehållet i e-postmeddelandet.

2. När du svarar på ett e-postmeddelande trycker du på Svara så att ditt meddelande innehåller Kundens ursprungliga meddelandet och ämnesraden.

Tre. Använd en lämplig hälsning. Den generiska Hej Name är den accepterade en i de flesta kulturer, men tänk på vilken hälsning är den rätta för denna kultur och för detta tillfälle.

4. Om svara på en kunds e-post, referera till detta i den första raden. Tack för din förfrågan eller Tack för ditt e-postmeddelande om.

Fem. Använd Kundvänlig språk stil. Använd språk som just den kunden hittar förståeligt och acceptabelt.

6. Se till att tonen är vänlig, men professionell för alla kunder. Låt dig inte frestas att gå över bekant eller för kallt.

7. Använd fulla stopp, bokstäver, kommatecken och citat lämpligt.

8. Inte skriva med versaler eller kursiv stil. Att skriva med versaler är aggressiv, och är det samma som att skrika. Det kommer att utlösa en negativ reaktion. En hel del att skriva i kursiv stil är svår att läsa.

9. Använd inte förkortningar eller jargong som denna kund inte kan vara bekant. Detta kommer att irritera kunden. Akta dig för branschens jargong, egna förkortningar Företag eller socialt nätverk språk.

10. Använd punkterna och utrymmen mellan varje stycke. Det ser mycket bättre än ett massivt block av text, och det är lättare för kunden att läsa.

11. Var tydlig, koncis, fullständiga och korrekta.

12. Korta meningar är lättare att läsa än långa, komplicerade meningar. 15 till 20 ord är en bra riktlinje.

13. Ha en bra sista raden, en som är personliga och kundvänliga.

14. Logga alltid ut med Regards, eller Vänliga hälsningar, och ditt förnamn. Vissa människor känner att det formella undertecknandet och kontaktuppgifter längst ner i mailet är tillräcklig. Detta är inte god praxis och det är bättre att lägga ditt första namn till skylten utanför.

15. Ha en trevlig, koncis signatur. Det är oftast inte nödvändigt att sätta den fullständiga adressen, de grundläggande kontaktuppgifter är bra.

16. Var försiktig med att använda tillägg på din e-post, som färg eller logotyper. Din kund kan ha ett annat e-postsystem som inte kommer att läsa dessa eller förvränga dem.

17. Be inte om en e-kvitto. Detta är irriterande, och är meningslöst ändå som mest bra anti-virus system kommer att stänga dem ute.

18. Om du använder mallar som skapats inom bolaget, ta ut dem och uppdatera dem minst varannan månad.

19. Nämn inte konfidentiell information i din e-postadress som du inte vill sändning på din lokala radiokanal.

20. Kom ihåg att varje e-post är en representation av ditt företag – se till att det är positivt!